Powyższe oznacza, że jeżeli chcemy posługiwać się za granicą dokumentem urzędowym wydanym w Rzeczypospolitej Polskiej, to jest w innym kraju, który także jest stroną konwencji haskiej, i dokument ten jest poświadczony apostille, to może być on przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom tego innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji.
Klauzula Apostille – procedura
Apostille, poprzez zniesienie wymogu legalizacji dyplomatycznej i konsularnej, ma ułatwiać obrót prawny w krajach będących stroną konwencji haskiej. Przykładowo, dla zobrazowania zakresu stosowania klauzuli apostille, można wskazać, iż klauzula apostille dotyczy najczęściej spraw majątkowych i innych spraw z zakresu stanu cywilnego oraz dokumentów wydawanych w tych sprawach, z reguły przez sądy, urzędników sądowych i prokuratorów, organy administracji publicznej, aktów notarialnych czy dokumentów prywatnych poświadczonych notarialnie lub urzędowo.
Aby klauzula apostille mogła zostać umieszczona na dokumencie sądowym – musi on zostać wcześniej poświadczony przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego. Dopiero po uzyskaniu poświadczenia z sądu okręgowego, można wnioskować o nadanie klauzuli apostille. Uwierzytelnianie dokumentów sądowych przez prezesa sądu okręgowego lub prezesa sądu apelacyjnego następuje w trybie § 1 pkt 1 w zw. z § 20 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 stycznia 2002 r. w sprawie szczegółowych czynności sądów w sprawach z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego oraz karnego w stosunkach międzynarodowych.
Prezes sądu okręgowego lub sądu apelacyjnego dokonuje uwierzytelnienia autentyczności podpisu sędziego, referendarza sądowego lub sekretarza sądowego oraz autentyczności pieczęci urzędowej.
Każde z państw, sygnatariuszy konwencji haskiej, zobowiązane jest do wskazania organów, które są uprawnione do nadawania dokumentom tego państwa klauzuli apostille. Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych – Referat ds. legalizacji – kontakt mailowy legalizacja@msz.gov.pl .
Klauzula Apostille – uwierzytelnianie dyplomów
Na podstawie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce uwierzytelnienia dyplomów ukończenia studiów, suplementów do dyplomów oraz innych dokumentów wydawanych w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą dokonuje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej – kontakt mailowy apostille@nawa.gov.pl
W odniesieniu do legalizacji niektórych dokumentów urzędowych wydawanych w jednym państwie członkowskim UE, które mają być przedstawione w innym państwie członkowskim UE, zastosowanie mają postanowienia rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012. Tak więc rozporządzenie 2016/1191 znosi obowiązek opatrywania apostille niektórych rodzajów dokumentów, odnoszących się m.in. do: urodzenia, pozostawania osoby przy życiu, zgonu, imienia i nazwiska, małżeństwa (również zdolności do zawarcia małżeństwa oraz stanu cywilnego), rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa, pochodzenia dziecka, przysposobienia, miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu, obywatelstwa czy braku wpisu w rejestrze karnym.
Nadanie klauzuli apostille podlega opłacie skarbowej, którą można wnosić na rachunek bankowy: „Centrum Obsługi Podatnika”, nr r-ku: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
Zgodnie z ustawą o opłacie skarbowej, opłata skarbowa wynosi 60 złotych, przy czym nadanie klauzuli apostille na dokumentach wydanych przez uczelnie wyższe jest zwolnione z tej opłaty.
Klauzula Apostille a pełna legalizacja dokumentu
Natomiast w obrocie prawnym z innymi państwami, nie będącymi stronami konwencji haskiej, zastosowanie ma wymóg legalizacji. Funkcja legalizacji jest podobna do funkcji klauzuli apostille, to jest poświadcza ona, że dokument pochodzi z właściwego urzędu – jest autentyczny, dzięki czemu można nim posługiwać się za granicą. W tym wypadku jednak zalegalizowany dokument, co przeprowadza się także w Ministerstwie Spraw Zagranicznych – Referacie ds. legalizacji, może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa dopiero po dokonaniu dodatkowej legalizacji w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym tego państwa, w którym ma być dokument użyty, akredytowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Wskazać w tym miejscu należy, że organ nadający klauzule apostille czy legalizujący dokument nie ingeruje w treść przedłożonego mu dokumentu, stwierdzając i poświadczając okoliczność, że został on wydany przez uprawniony do tego organ kraju wydającego, w ramach jego kompetencji. Organ rozpoznający wniosek o nadanie klauzuli apostille, po jego pozytywnej weryfikacji, nadaje klauzulę apostille bezpośrednio na złożonym dokumencie, bądź załącza ją na osobnym druku wskazującym, jakiego dokumentu dotyczy klauzula.
Współautorzy:
Aleksandra Gromada, stażysta
