E-doręczenia wejdą w życie w dniu 1 lipca 2021 r na mocy ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych („u.d.e.”) . Od 1 października 2021 r. przedsiębiorcy wpisani do KRS będą zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i przyporządkowania do niego skrzynki doręczeń. Adres do e-doręczeń zostanie wpisany do nowego rejestru publicznego – bazy adresów elektronicznych.
Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych
Utworzenie adresu do e-doręczeń łączy się z przyporządkowaniem do niego skrzynki doręczeń. Dzięki temu możliwa będzie swobodna wymiana korespondencji z sądem czy z urzędem.
Adres do doręczeń elektronicznych, to nie jest adres poczty elektronicznej. Zgodnie z art. 2 pkt. 1 u.d.e., jest to niepowtarzalny adres elektroniczny, dzięki któremu będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie nadawcy przed wysłaniem danych oraz adresata przed dostarczeniem danych.
Adres do doręczeń elektronicznych znajdzie się w bazie adresów elektronicznych, czyli rejestrze publicznym prowadzonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Baza adresów elektronicznych udostępni wszystkie adresy do doręczeń elektronicznych powiązane z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Znajdą się tam również adresy do doręczeń elektronicznych powiązane z kwalifikowanymi usługami rejestrowanego doręczenia elektronicznego, których posiadacze zdecydowali się na ich wpisanie do bazy adresów elektronicznych. W ramach bazy adresów elektronicznych podmioty publiczne będą mogły wyszukiwać adresy do doręczeń elektronicznych dowolnego podmiotu, a podmioty niepubliczne będą miały dostęp tylko do adresów podmiotów publicznych.
E-doręczenia – publiczna lub kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego
Podmioty posiadające wpis do rejestru przedsiębiorców KRS będą mieć swobodę wyboru pomiędzy państwowym operatorem a kwalifikowanym dostawcą usług rejestrowanego e-doręczenia . Świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego wykonuje operator wyznaczony, którym do końca 2025 r. jest Poczta Polska S.A. W celu zapewnienia korzystania z usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego Poczta Polska S.A. będzie mogła wykorzystywać elektroniczne skrzynki na e-PUAP do dnia 30 września 2029 r. (art. 147 ustawy o doręczeniach elektronicznych). Kwalifikowane usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczyć będą prywatni dostawcy usług zaufania zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2020 r., poz. 1173).
Uzyskiwanie adresów do doręczeń elektronicznych
Zgodnie z art. 11 u.d.e., utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego e-doręczenia oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń nastąpi na podstawie wniosku składanego online lub automatycznie po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji danych w związku z wnioskiem o wpis do KRS.
Dopóki system e-doręczeń nie będzie spójny z system teleinformatycznym KRS bezpieczniej będzie złożyć wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
E-doręczenia – administrator skrzynki doręczeń
Podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną będzie zobowiązany do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń (art. 19 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych). Administrator skrzynki doręczeń będzie posiadać umocowanie do przeprowadzenia aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych, z którym powiązana będzie dana skrzynka doręczeń. Jest to czynność ważna ponieważ prawidłowo przeprowadzona aktywacja skutkuje wpisaniem adresu do bazy adresów elektronicznych (zob. uzasadnienie do projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych, s. 53).
Zgodnie z art. 19 ust. 5 u.d.e. w wyniku aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego osoba uprawniona uzyskuje możliwość zarządzania skrzynką doręczeń. Zarządzanie skrzynką doręczeń obejmuje w szczególności dokonywanie na skrzynce doręczeń operacji wysyłania i odbierania korespondencji. Skrzynka umożliwia również zarządzanie korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń (art. 19 ust. 6 ustawy o doręczeniach elektronicznych).
