Treść główna

Elektroniczny wniosek do KRS (e-KRS) – cz.1

Na początku lipca 2021 r. w życie weszły długo oczekiwane przepisy dotyczące elektronicznego postępowania przed sądami rejestrowymi. Podstawą wprowadzanych zmian jest ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. W poniższym opracowaniu postaramy się wskazać podstawowe aspekty elektronicznego postępowania przed KRS.

Od dnia 01 lipca 2021 roku elektroniczny wniosek do KRS (e-KRS) możemy złożyć wyłącznie za pośrednictwem portalu prs.ms.gov.pl. Na nowo utworzony portal rejestrów sądowych składają się: wyszukiwarka KRS, e-formularze, przeglądarka akt rejestrowych, repozytorium dokumentów finansowych wraz z ich przeglądarką oraz system S24 . Wnioski składane w innej formie niż za pośrednictwem systemu oraz nieopłacone podlegają zwróceniu bez wzywania do uzupełnienia braków (art. 19 ust. 7 ustawy o KRS).

Odpowiedzi na pytania jak załączyć akt notarialny, podpisać i opłacić wniosek znaleźć można w publikacji poniżej:

Porównaj artykuł: Elektroniczny wniosek do KRS (e-KRS) – cz.2.

Elektroniczny wniosek do KRS – dla kogo jest obligatoryjny?

Nowe przepisy modyfikują dotychczasowe brzmienie art. 19 ust. 2 u.k.r.s. Wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Z kolei elektroniczne postępowanie dotyczące podmiotów podlegających wpisowi jedynie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej KRS będzie fakultatywne.

Założenie konta w portalu PRS

Nowy portal rejestrów sądowych umożliwia generowanie wniosków kierowanych do sądów rejestrowych bezpośrednio za pomocą przeglądarki. Aby w pełni skorzystać z możliwości jakie przewiduje portal (e-formularze oraz zgłaszanie dokumentów finansowych) musimy zalogować się na konto. Można to zrobić za pośrednictwem profilu zaufanego, podpisu osobistego (e-dowód) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po założeniu konta, na podany przy rejestracji adres e-mail otrzymamy potwierdzenie założenia konta. Potwierdzenia będzie zawierać identyfikator oraz imię i nazwisko dla osoby która założyła konto. Nie ma potrzeby zakładania nowego konta przez moduł tożsamość. W przypadku zalogowania się przez portal zaufany można rozważyć zmianę loginu, gdyż zostaje on nadany przez system.

Instrukcja zakładania konta, jak również wszystkie inne instrukcje, z wypełnianiem poszczególnych rodzajów wniosków, znajdują się na stronie portalu.

Doręczanie pism za pośrednictwem portalu PRS

Uzupełnieniem dla regulacji z art. 19 ust. 2 ustawy o KRS, jest art. 6943a § 1 k.p.c., zgodnie z którym jeżeli wniosek w postępowaniu przed sądem rejestrowym złożono za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, wszelkie pisma w tej sprawie wnosi się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Obligatoryjność elektronicznego postępowania rejestrowego niesie za sobą fakt, że nie będzie możliwe złożenie oświadczenia o rezygnacji z doręczeń elektronicznych.

Załączniki do wniosku

Zgodnie z art. 6944 k.p.c. dokumenty stanowiące podstawę wpisu do KRS albo podlegające złożeniu do akt rejestrowych składa się w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach. Z kolei § 22 przywołanego przepisu wskazuje, że jeżeli dokumenty, sporządzono w postaci papierowej, do wniosku dołącza się: odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym, albo elektroniczne kopie dokumentów. Jeżeli dokumenty stanowiące podstawę wpisu będą miały formę papierową, odpisy tym dokumentów bezwzględnie zamieszcza się w systemie teleinformatycznym.

Poświadczenie elektroniczne załączników

Elektroniczne poświadczenie przez notariusza

Nie budzi wątpliwości, że dokument stanowiący podstawę wpisu do rejestru może poświadczyć elektronicznie notariusz. Jego uprawnienie w tym zakresie wynika bezpośrednio z art. 97 ust. 2 prawa o notariacie, który przewiduje, że poświadczany dokument opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Również występujący w sprawie pełnomocnik może poświadczyć za zgodność taki dokument. W przypadku zgłoszeń objętych dyspozycją art. 41 ustawy o KRS, występujący w sprawie pełnomocnik może poświadczyć takie dokumenty bez konieczności korzystania z podpisu elektronicznego – poprzez ich wniesienie do systemu teleinformatycznego na (art. 129 § 21 k.p.c.). W pozostałym zakresie przepisy rangi ustawowej nie przewidują – na wzór notarialnego poświadczenia dokumentu – formy dokonania takiej czynność.

Pomocnym w ustaleniach może być rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie trybu wnoszenia pism procesowych za pomocą systemu teleinformatycznego, zmienionego w dniu 29 czerwca 2021 roku. Zgodnie z § 1 pkt 1 przez podpis elektroniczny rozumie się podpis elektroniczny wymagany dla danego pisma w przepisach k.p.c.. § 5a z kolei przewiduje, że aby złożyć wniosek w postępowaniu rejestrowym pismo powinniśmy podpisać podpisem elektronicznym. Inne rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości wskazuje że elektroniczne poświadczenie można załączyć jedynie do plików o rozszerzeniach .pdf (jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać papierową) lub .xml (jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać papierową).

Elektroniczne poświadczenie przez pełnomocnika

Załączniki do wniosku składanego przez profesjonalnego pełnomocnika, które powstały w formie papierowej (tj. np. pełnomocnictwo,  lista wspólników które podpisane odręcznie przez wspólników) można zeskanowane i wprowadzić do systemu bez konieczności podpisywania ich podpisem kwalifikowanym lub zaufanym przez pełnomocnika zawodowego. Zgodnie bowiem z art. 129  § 2 k.p.c. samo wprowadzenie skanu tych dokumentów przez pełnomocnika stanowi ich poświadczenie elektroniczne przez pełnomocnika, a art. 6944 § 22  k.p.c. nie zawiera wyłączenia art. 129 § 22 k.p.c tak, jak art. 6943§ 32 k.p.c wyłącza stosowanie w procedurze rejestrowej elektronicznych wniosków do KRS art. 89 § 11 k.p.c. (dopuszczającego brak przedłożenia odpisu pełnomocnictwa). System rejestrowy umożliwia załączenie do wniosku zarówno samego pliku zawierającego treść dokumentu, a także osobny plik zawierający podpis zewnętrzny.

Zatem, z ostrożności procesowej, pełnomocnik procesowy może podpisać elektronicznie załączniki, które są skanami papierowych dokumentów. Skutek elektronicznego poświadczenia nie będzie miał miejsca w przypadku wprowadzenia do systemu skanu dokumentów przez podmiot składający niebędący profesjonalnym pełnomocnikiem. Będziemy mieć odczynienia z elektronicznymi kopiami dokumentów wymagającymi dosłania oryginału dokumentu do sądu w ciągu 3 dni.

W przypadku załączenia dokumentów niepoświadczonych przez notariusza lub pełnomocnika (skanów) ustawodawca nakłada obowiązek dostarczenia do sądu oryginałów tym dokumentów. Należy nadesłać je w terminie 3 dni od daty złożenia pisma. Brak dostarczenia oryginału lub przekroczenie terminu w wykonaniu tej czynności będzie stanowić brak formalny.

Opracowanie: apl. radc. Jakub Zioło