Treść główna

Doręczenia pism przez Portal Informacyjny

W dniu 9 czerwca 2021 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw. Ustawa ta wprowadza zmiany m.in. w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (ustawa o zwalczaniu COVID-19). Zmiany wchodzą w życie w dniu 3 lipca 2021 r. Zmiany te są bardzo istotne, bowiem w założeniu maja prowadzić do usprawnienia postępowania cywilnego poprzez jego pełniejszą informatyzację. Z drugiej strony wprowadzane regulacje są niepełne i niejasne, co może prowadzić do wątpliwości interpretacyjnych i trudności praktycznych.

Od dnia 3 lipca 2021 roku i przez rok po odwołaniu ostatniego ze stanów epidemicznych doręczenia pism sądowych w sprawach cywilnych zawodowym pełnomocnikom procesowym będą odbywać się przez Portal Informacyjny Sądów Powszechnych (portal sądowy). 

Obowiązkowy adres poczty elektronicznej i numer telefonu

Zgodnie z wprowadzanym art. 15zzs9 ust. 1 ustawy o zwalczaniu COVID-19: W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich, w sprawach prowadzonych w sposób określony w art. 15zzs1. W pierwszym piśmie procesowym wnoszonym podaje się adres poczty elektronicznej i numer telefonu do kontaktu z sądem. Obowiązek dotyczy przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego i Prokuratoria Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej. Niewykonanie tego obowiązku stanowi brak formalny pisma.

Wszystkie pisma procesowe składane przez profesjonalnego pełnomocnika procesowego od dnia 3 lipca 2021 r. aż przez cały rok po odwołaniu ostatniego ze stanów epidemicznych muszą zawierać adres poczty elektronicznej i numer telefonu przeznaczony do kontaktu z sądem. Niewykonanie tego obowiązku przez profesjonalnego pełnomocnika będzie stanowiło brak formalny pisma procesowego, który wywoła skutki określone w art. 1301a k.p.c. – w przypadku stwierdzenia takiego braku przewodniczący zwróci pismo stronie bez wezwania do jego poprawienia lub uzupełnienia.

E-doręczenie korespondencji sądowej

Od 3 lipca 2021 roku do końca roku po odwołaniu ostatniego ze stanów epidemicznych pełnomocnik procesowy otrzyma korespondencję sądową elektronicznie. Zgodnie z art. 15zzs9 ust. 2 ustawy o zwalczaniu COVID-19: „(…) w braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej pisma sądowe poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny). Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu”.

W wypadku niemożliwości skorzystania z systemu teleinformatycznego obsługującego postępowania sądowe doręczenie korespondencji sądowej nastąpi za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych (portalu sądowego).  Obecnie system teleinformatyczny obsługujący postępowania sądowe dotyczy tylko elektronicznego postępowania upominawczego (EPU)  prowadzonego przez tzw. eSąd, tj. Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie, VI Wydział Cywilny. Zmianę w tym zakresie przynieść może ustawa wprowadzająca doręczenia elektroniczne, która wejdzie w życie w październiku 2021 r. Zgodnie z jej postanowieniami zmianie ulegną także przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. Jeżeli warunki techniczne i organizacyjne sądu będą na to pozwalać, pisma procesowe można wnosić na adres do doręczeń elektronicznych sądu.

(porównaj artykuł: Doręczenia elektroniczne – zmiana terminu)

Wobec powyższego, od 3 lipca 2021 r. doręczenie pisma sądowe profesjonalnemu pełnomocnikowi za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych wywoła takie same skutki, jak pismo doręczone w sposób tradycyjny.

Brak konta (i brak przypisania sprawy) w Portalu Informacyjnym uniemożliwi pełnomocnikom procesowym prawidłowe i skuteczne prowadzenie sprawy cywilnej. Podkreślenia wymaga, że nie jest konieczne zakładanie konta oddzielnie w każdej apelacji. Mając zatem konto w Portalu Informacyjnym, w którejkolwiek z apelacji, możliwe jest jego przeniesienie (skopiowanie) do pozostałych apelacji. Instrukcja jak założyć konto w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych dostępna jest tutaj.

Należy więc zadbać, aby uzyskać dostęp do wszystkich spraw prowadzonych przed danego pełnomocnika procesowego. Sąd udziela dostępu do sprawy na wniosek pełnomocnika procesowego złożony za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.

Jakie pisma sądowe będą doręczane elektronicznie?  

Od 3 lipca 2021 r. doręczanie pism sądowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych stanie sięzasadą.

Wyjątkiem od niej będą pisma, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu. Tym samym pełnomocnik procesowy nie pobierze z portalu np. opinii biegłego czy odpisu środka zaskarżenia złożony przez drugą stronę. Za pośrednictwem portalu sądowego otrzymamy wyroki, uzasadnienia wyroków, nakazy zapłaty, postanowienia czy zarządzenia. Dotyczy to również wezwania do uzupełnienia braków formalnych i zawiadomienia o terminie rozprawy. Skutek doręczenia zależy od rodzaju doręczanego pisma może sprowadzać się do powiadomienia adresata o określonych treściach. Spowoduje tez określone sankcje na wypadek niezastosowania się do wymogów zawartych w piśmie. W przypadku wezwania na rozprawę – pominięcie dowodu z przesłuchania strony w przypadku niestawiennictwa, grzywna nałożona na nieobecnego świadka lub biegłego.

Wreszcie data doręczenia przez Portal rozpoczyna bieg terminów ustawowych (np. do usunięcia braków formalnych pozwu – art. 130 § 1 k.p.c., do wniesienia środka zaskarżenia, np. apelacji – art. 369 § 1 k.p.c.) czy sądowych (np. do usunięcia braków formalnych środka zaskarżenia, do złożenia wniosków dowodowych).

Przewodniczący powinien zarządzić doręczenie pisma w sposób tradycyjny, jeżeli doręczenie elektroniczne będzie niemożliwe ze względu na charakter pisma.

Doręczenia elektroniczne pism sądowych dotyczą wszystkich postępowaniach w sprawach cywilnych wszczętych i niezakończonych przez dniem wejścia w życie ustawy (art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw).

Portal Informacyjny – odbiór ze skutkiem doręczenia

Największe kontrowersje budzi treść art. 15zzs9 ust. 3 ustawy o zwalczaniu COVID-19, zgodnie z którym datą doręczenia pisma procesowego jest data zapoznania się przez odbiorcę z pismem umieszczonym w Portalu Informacyjnym. Portal sądowy nie umożliwia obecnie technicznego potwierdzenia doręczenia (odbioru) korespondencji – nie posiada odpowiednika Urzędowego Poświadczenia Odbioru w portalu e PUAP.

Ustawa nie definiuje, co oznacza termin „zapoznanie się”. Pojawia się zatem pytanie:

Czy zalogowanie się przez zawodowego pełnomocnika do Portalu Informacyjnego po dniu 3 lipca 2021 r., automatycznie skutkuje odbiorem całości pism sądowych znajdujących się w Portalu?

Skutek doręczenia pisma przez Portal nie nastąpi w momencie zalogowania się na swoje konto, ale na skutek rzeczywistego odbioru pisma. Oznacza to, że nie istnieje ryzyko, że wraz z zalogowaniem się na konto zawodowy pełnomocnik odbierze  wszystkie pisma sądowe do doręczenia z ogółu prowadzonych  postępowań cywilnych.

Ustawa o zwalczaniu COVID-19 w art. 15zzs9 ust. 3 zd. 2 wprowadza fikcję doręczenia. „W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma w portalu informacyjnym”. Na uwagę zasługuje także przepis art. 15zzs9 ust. 4 wymienionej ustawy. „Doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywołuje skutki procesowe określone w Kodeksie postępowania cywilnego właściwe dla doręczenia pisma sądowego”.

W jaki sposób należy odbierać pisma sądowe w Portalu Informacyjnym?

Po wejściu w życie nowelizacji w Portalu Informacyjnym nie zobaczymy osobnej zakładki poświęconej tylko i wyłącznie korespondencji do doręczeń. Ta powstanie bowiem dopiero po wakacjach, we wrześniu. Po dniu 3 lipca 2021 r. do dnia wdrożenia modelu docelowego pisma sądowe w portalu będą odbierane w zakładce “Dokumenty”. W celu odbioru pisma należy kliknąć jedną z ikon umieszczonych przy piśmie, tj. ikonę “POBIERZ (DOCX)” lub “POBIERZ (PDF)”. Alternatywą do pobrania pisma sądowego przez kliknięcie jednej z powyższych ikon będzie pobranie go przez API.

W modelu docelowym w portalu sądowym powstanie specjalna zakładka poświęcona korespondencji sądowej kierowanej do danego profesjonalnego pełnomocnika procesowego. Unikniemy wątpliwości, który z dokumentów z portalu stanowi pismo podlegające doręczeniu do rąk zawodowego pełnomocnika.

Portal Informacyjny – dla jakich podmiotów obiór pisma ma skutek doręczenia?

Należy podkreślić, że równoznaczne z doręczeniem jest zapoznanie się z treścią dokumentu przez zawodowego pełnomocnika. Oznacza to, ze otwarcie dokumentu przez stronę postępowania (z jej konta) i przekazanie dokumentu pełnomocnikowi nie będzie posiadało skutku doręczenia.

W przypadku kilku profesjonalnych pełnomocników procesowych występujących w sprawie cywilnej skuteczne doręczenie nastąpi dopiero z dniem zapoznania się z treścią dokumentu przez  pełnomocnika wskazanego jako właściwego do doręczeń (lub z zastosowaniem fikcji doręczenia).

Pozostaje zatem pytanie jak traktować zapoznanie się z treścią dokumentu w portalu sądowym przez użytkownika subkonta. Subkonto jest profilem zależnym od konta głównego. Subkonta tworzy się dla substytutów lub aplikantów, jako konta zależne od konta pełnomocnika głównego. Zważywszy na ograniczone uprawnienia subkonta oraz jego charakter nie jest jasne, czy odbiór korespondencji z subkonta będzie traktowany jako doręczenie. W tym zakresie czekamy na wyjaśnienia Ministerstwa Sprawiedliwości. O interpretacji przepisu art. 15zzs9 będziemy na bieżąco informować.

Portal Informacyjny  – praktyczne problemy        

W przypadku braku zapoznania się pismo uznaje się za doręczone po upływie 14 dni od dnia jego zamieszczenia w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych, co będzie dotyczyło także spraw cywilnych, wszczętych i niezakończonych przed dniem 3 lipca 2021 r. Takie rozwiązanie może powodować pewnego rodzaju problemy. Nierzadko bowiem zawodowi pełnomocnicy, którzy posiadają konto w Portalu Informacyjnym, mają podpięte w nim  setki, a nawet  tysiące spraw sądowych.

Należy pamiętać, że migracja danych najczęściej odbywa się w porach nocnych. Co zatem w przypadku, gdyż pracownik sekretariatu sądu udostępni plik w systemie sądowym w piątek, a migracja danych zaimportuje go na system w sobotę nad ranem? Czy termin rozpoczyna bieg w sobotę, kiedy dokument jest możliwy do pobrania przez pełnomocnika, czy może dopiero w poniedziałek? Zgodnie z art.  115 k.c., jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, to termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

W zakresie odpowiedzi na powyższe – jak i szereg innych praktycznych pytań – czekamy na wyjaśnienia Ministerstwa Sprawiedliwości. O interpretacji przepisu art. 15zzs9 będziemy na bieżąco informować.

Więcej szczegółów można znaleźć na stronie OIRP Wrocław – Doręczenia od 03 lipca 2021 r.